Waar kan AI je bedrijf tijd besparen?

AI scheelt tijd bij werk dat elke week terugkomt, in een vast formaat, met een vast besluit erachter. Met vier vragen vind je die werkgangen in je eigen bedrijf, en zo bereid je het eerste gesprek voor.

AI scheelt tijd bij werk dat elke week terugkomt, in een vast formaat binnenkomt en een vast besluit heeft. Inkoopfacturen die geboekt moeten worden, meerwerkbonnen die factuurregels moeten worden, aanvraagmails die een offerte moeten worden. De AI doet het voorwerk en zet het klaar, een mens kijkt het na en beslist.

Waar dat in jouw bedrijf zit, kun je zelf uitzoeken voordat je iemand belt. Hieronder staan de vier vragen die je per werkgang stelt, hoe je een week telt, en wat je meeneemt naar het eerste gesprek.

Vier vragen per werkgang

Neem het werk dat op kantoor de meeste tijd kost en loop het per werkgang langs.

Komt het elke week terug?

Werk dat eens per jaar langskomt, is het automatiseren niet waard. Werk dat elke week tientallen keren langskomt, wel. Hoe vaker, hoe sneller het zich terugbetaalt.

Komt het binnen in een vast formaat?

Een factuur heeft altijd een leverancier, een bedrag, een datum en regels. Een aanvraagformulier heeft vaste velden. Een mail van een klant is losser, maar heeft meestal een herkenbare vraag. Hoe vaster het formaat, hoe beter de AI het leest.

Is er een vast besluit, en wie neemt dat?

Bij een inkoopfactuur is het besluit: klopt dit met de bestelling, en op welke kostenplaats boek ik het? Dat besluit kan een mens in een paar seconden nemen als het voorwerk gedaan is. Is het besluit zelf het werk, zoals bij een lastige klacht of een onderhandeling, dan scheelt AI weinig.

Staan de gegevens ergens waar je bij kunt?

Om meerwerk te herkennen moet het systeem weten wat er wél was afgesproken. Staat de opdracht in een map of een pakket, dan kan het. Staat hij in iemands hoofd of in een appgroep, dan is vastleggen de eerste stap.

Is het antwoord vier keer ja, dan heb je een goede kandidaat. Voorbeelden van zulke werkgangen staan bij inkoopfacturen verwerken, meerwerk registreren en factureren, offertes maken en klantmails beantwoorden.

Tel een gewone week

Een schatting zit er vaak naast. Tel daarom een gewone week mee: hoeveel facturen, mails, bonnen en offertes er langskomen, en hoeveel minuten er per stuk in gaan zitten. Vraag het aan de mensen die het werk doen, want die weten het beter dan wie het werk verdeelt.

Met de rekenhulp zet je die aantallen om naar uren per week en per jaar. Hij rekent in je eigen browser, en het getal dat eruit komt is het getal waarmee je elk voorstel kunt beoordelen.

Waar AI weinig tijd scheelt

Even belangrijk om te weten:

• Werk met veel uitzonderingen. Als elk geval anders is, kost het nakijken van het voorwerk net zoveel tijd als het zelf doen.
• Eenmalig werk. Een grote opschoning of een verhuizing van systemen doe je één keer. Daar bouw je geen automatisering voor.
• Werk waarbij de gegevens nergens staan. Dan is opruimen en vastleggen de eerste investering.
• Werk waar het besluit het werk is. AI kan voorbereiden, maar de afweging blijft bij jou.

Wat je meeneemt naar het eerste gesprek

Hoe beter je voorbereid bent, hoe sneller je weet of het iets oplevert.

• De telling van je gewone week.
• Van elke werkgang een paar echte voorbeelden: tien facturen, een paar meerwerkbonnen, een handvol aanvraagmails.
• De pakketten waar het werk in zit, zoals je boekhoud-, planning- of calculatiepakket.
• De naam van degene die het besluit neemt, en of die bij het gesprek is.

Wat een goede AI-partij in dat gesprek doet

Een partij die je bedrijf wil helpen, vraagt eerst naar je werk en pas daarna naar je systemen. Hij zegt het als een werkgang zich niet leent voor AI, ook als dat betekent dat er minder te verkopen is. Hij vertelt waar de mens beslist en wat er gebeurt als de AI het fout heeft. En je krijgt een prijs voordat er iets gebouwd wordt, met erbij wat er in die prijs zit.

Vraag ook wat er gebeurt met je gegevens en je automatiseringen als je stopt. Welke vragen je verder aan een leverancier stelt, staat in vragen aan je AI-leverancier.

Hoe dat bij TechSolv gaat

We beginnen met een gesprek over waar je tijd naartoe gaat en of AI daar iets aan kan doen. Dat eerste gesprek is altijd kosteloos. Daarna krijg je een voorstel met een vaste prijs. Bij Eigen AI in de maat Start kies je drie automatiseringen uit de catalogus, en binnen vier weken draaien ze. Hoe die eerste weken eruitzien, staat bij hoe we werken.

Wil je eerst zien hoe zo’n werkgang er in de praktijk uitziet, kijk dan in de demo: vijf fictieve bedrijven op één lokaal AI-systeem, waarin je per stap ziet wat er gebeurt.