Een AI-kennisbank: je eigen documenten doorzoeken in gewone taal

Een AI-kennisbank laat medewerkers vragen stellen aan je eigen documenten en geeft antwoord met een verwijzing naar het bestand. Hoe het werkt, wat ervoor nodig is en waar het misgaat.

Een AI-kennisbank laat medewerkers in gewone taal vragen stellen aan de documenten van je bedrijf: contracten, handleidingen, offertes, procedures en projectmappen. Het systeem zoekt de passages die over de vraag gaan, geeft een antwoord en verwijst naar het bestand waar dat antwoord staat. Zo hoeft niemand meer door mappen te klikken of een collega te bellen om te vragen waar iets staat.

Hoe een AI-kennisbank werkt

Een taalmodel kent je documenten niet uit zichzelf. Het werkt in twee stappen.

1. Vooraf: je documenten worden in stukken verdeeld en doorzoekbaar gemaakt. Dat gebeurt opnieuw als er documenten bijkomen of veranderen.
2. Bij een vraag: het systeem zoekt de stukken die over de vraag gaan, en geeft die samen met de vraag aan het taalmodel. Het model schrijft een antwoord op basis van die stukken en noemt de bron.

Deze werkwijze heet ook wel RAG. Het model leert je documenten niet uit zijn hoofd. Het leest ze op het moment dat er een vraag is, en dat maakt het mogelijk om bij elk antwoord te laten zien waar het vandaan komt.

Wat je ermee kunt

• Zoeken in contracten en afspraken. “Wat zijn de betalingsvoorwaarden in het contract met deze klant?”
• Handleidingen en procedures. “Hoe stel ik deze installatie in?” of “Wat is ons retourbeleid voor zakelijke klanten?”
• Eerdere offertes en projecten. “Hebben we eerder zo’n project gedaan, en wat hebben we toen gerekend?”
• Nieuwe medewerkers inwerken. Vragen die ze anders aan een ervaren collega stellen, kunnen ze eerst aan de kennisbank stellen.

Het antwoord is een begin. De verwijzing naar het bestand is er om het na te lezen, zeker bij afspraken met klanten.

Waar het misgaat

Documenten die niet kloppen

Een kennisbank geeft antwoord uit wat er staat. Staan er drie versies van dezelfde prijslijst in een map, dan kan het antwoord uit de verkeerde komen. Begin daarom met de mappen die het meest gebruikt worden, en zorg dat daar alleen geldende versies in staan.

Iedereen ziet alles

Als het systeem niet bijhoudt wie welk document mag zien, kan een medewerker via een vraag bij salarisgegevens of een vertrouwelijk contract komen. Een goede kennisbank gebruikt bij elke vraag alleen documenten waar de vrager zelf toegang toe heeft. Hoe je dat inricht en test, staat in toegangsrechten in een AI-kennisbank.

Gegevens die naar buiten gaan

Een kennisbank in een clouddienst betekent dat je documenten naar die dienst gaan. Voor contracten, personeelsdossiers en klantgegevens is dat een afweging. Een kennisbank op een computer bij je op kantoor houdt de documenten in je eigen pand. Wat dat verder betekent, staat bij AI op je eigen data.

Hoe dat bij TechSolv gaat

Bij elke installatie van Eigen AI hoort het doorzoekbaar maken van je documenten. Projectmappen, netwerkschijven en je documentsysteem worden doorzoekbaar in gewone taal, met een verwijzing naar het oorspronkelijke bestand. Dat zit standaard in elke installatie en kost niets extra. Toegang regelen we per rol, en het systeem draait bij je op kantoor.

Wil je zien hoe het werkt? Bekijk de demo, of lees welke automatiseringen er op de kennisbank voortbouwen. Het eerste gesprek is altijd kosteloos.