Wat ben je kwijt aan AI, en hoe houd je die kosten beheersbaar?

AI-kosten zitten in een mkb-bedrijf verspreid over licenties, losse abonnementen en verbruik. Zo breng je in kaart wat je uitgeeft, en zo houd je het in de hand.

Wat je aan AI uitgeeft, weet je pas als je het telt. In een mkb-bedrijf zitten de kosten meestal op vier plekken tegelijk: licenties per gebruiker, verbruik per hoeveelheid tekst, AI-functies die als meerprijs in je bestaande pakketten zijn gekomen, en abonnementen die medewerkers zelf hebben afgesloten. Geen van die vier staat vanzelf op één overzicht.

Hieronder staat waar je ze vindt, hoe je ze in kaart brengt en hoe je voorkomt dat de rekening ongemerkt verder groeit.

Waar zitten de AI-kosten in een mkb-bedrijf?

Licenties per gebruiker

De bekendste vorm: een vast bedrag per persoon per maand voor een AI-assistent in je kantoorpakket of een zakelijk abonnement op een chatdienst. Overzichtelijk, maar de rekening groeit mee met het aantal mensen. En een licentie kost ook geld als iemand hem één keer per maand opent.

Verbruik per hoeveelheid tekst

Hulpmiddelen die achter de schermen een taalmodel aanroepen, rekenen vaak per verwerkte hoeveelheid tekst. Dat zie je bij koppelingen, automatiseringen en tools die documenten samenvatten of mails opstellen. Het lastige is dat je de rekening pas achteraf ziet. Een automatisering die door een fout steeds opnieuw draait, of een medewerker die een groot archief laat samenvatten, is pas zichtbaar als de factuur er is.

AI als meerprijs in pakketten die je al hebt

Boekhoudpakketten, CRM-systemen en planningssoftware krijgen AI-functies erbij. Soms zit dat in de prijs, vaak is het een extra module of een duurder abonnement. Omdat het op dezelfde factuur staat als het pakket zelf, valt het niet op als AI-uitgave.

Abonnementen die medewerkers zelf afsluiten

Een medewerker die met een eigen of zakelijke creditcard een abonnement op een AI-dienst neemt, omdat het werk er sneller door gaat. Dat is begrijpelijk, en het is ook de plek waar je bedrijfsgegevens buiten je zicht terechtkomen. Over dat risico gaat shadow AI.

Zo breng je je AI-uitgaven in kaart

Je hebt er geen speciaal hulpmiddel voor nodig. Wel de afschriften en facturen van de afgelopen drie maanden.

1. Verzamel de bronnen. Bankafschriften, creditcardafschriften van iedereen met een zakelijke kaart, de facturen van je softwareleveranciers en de declaraties van medewerkers.
2. Zet elke regel met AI erin op een lijst. Ook de pakketten waar AI een onderdeel van is: noteer dan welk deel van de prijs voor de AI-functie is.
3. Vul per regel vier dingen in: welke dienst, wie hem gebruikt, waarvoor, en hoe de rekening werkt (per gebruiker, per verbruik of vast).
4. Reken alles om naar een bedrag per maand. Bij verbruik neem je het gemiddelde van de drie maanden, en de hoogste maand ernaast.
5. Vraag het je medewerkers. Zonder dat er een straf op staat. De abonnementen die op een privékaart lopen, vind je alleen zo.

Dan staan alle AI-kosten van het bedrijf op één blad, en kun je per regel beslissen of hij blijft.

Zo houd je AI-kosten beheersbaar

• Eén budgethouder. Eén persoon beslist over alles met AI. Nieuwe abonnementen lopen via die persoon.
• Een lijst met goedgekeurde hulpmiddelen. Wat erop staat mag, wat er niet op staat vraag je aan. Die lijst hoort in je AI-beleid. Een voorbeeld dat je kunt overnemen staat bij AI-beleid voor medewerkers.
• Een maandlimiet op verbruik. Bijna elke dienst die per verbruik rekent, laat je een plafond instellen. Zet dat op het bedrag waarbij je een melding wilt krijgen.
• Licenties per functie. Niet iedereen heeft dezelfde licentie nodig. Kijk wie het dagelijks gebruikt en wie af en toe.
• Elk kwartaal een ronde. Per hulpmiddel: welk werk doet het, wie gebruikt het, en zou je het missen als het er morgen niet meer was? Wat niemand mist, zeg je op.

Wanneer een vast bedrag per maand beter past

Betalen per gebruiker of per verbruik is goedkoop zolang het gebruik klein en wisselend is. Zodra AI in vaste werkgangen zit, zoals inkoopfacturen boeken, aanvraagmails beantwoorden of meerwerk vastleggen, groeit de rekening mee met elk stuk werk dat erdoorheen gaat.

Een AI-systeem bij je op kantoor werkt andersom. Je betaalt een vast bedrag per maand, en in plaats van een rekening die meegroeit heb je een grens aan capaciteit. Hoe die rekensom uitpakt en uit welke posten zo’n systeem bestaat, staat in wat lokale AI kost voor een mkb-bedrijf. Het verschil in waar je gegevens blijven, staat bij private AI tegenover publieke AI.

Het vaste bedrag is vooral een voordeel in voorspelbaarheid. Je weet in januari wat AI je in december kost.

Wat je nu kunt doen

Begin met de telling uit dit artikel: drie maanden afschriften en een lijst. Wil je daarnaast weten hoeveel tijd er in je administratie gaat, dan kun je dat uitrekenen met de rekenhulp. Die rekent in je eigen browser en geeft je het getal waarmee je elk voorstel kunt beoordelen, ook dat van ons.