AI voor de administratie in de bouw en installatie

Bijgewerkt op 9 november 2026

Waar het in de bouw misgaat

Het probleem in de bouw is zelden dat er slecht gewerkt wordt. Het probleem is dat het bewijs ontbreekt op het moment dat het nodig is.

Ploegen vertrekken ‘s ochtends en overdag gebeurt er van alles wat niet in de opdracht stond. Het belandt op een briefje, in een appje, of nergens. Op vrijdag worden de uren verzameld uit appgroepen en briefjes, en iemand op kantoor tikt ze over. Op de factuur is het meerwerk half meegenomen. En bij “dit hadden we toch zo afgesproken?” is er geen datum, geen foto en geen omschrijving.

Dat is administratie, maar het kost marge. AI kan daar het voorwerk overnemen, zodat de gegevens er zijn als je ze nodig hebt.

Wat AI in de administratie overneemt

Dit zijn de werkgangen uit de catalogus die voor bouw- en installatiebedrijven samen het grootste deel van de administratie dekken.

Inkoopfacturen verwerken

Facturen uit je mailbox en scanmap worden uitgelezen: leverancier, bedrag, btw, factuurnummer en datum. Het systeem koppelt ze aan het juiste project op basis van eerdere facturen van dezelfde leverancier, controleert op dubbele boekingen en zet ze klaar in je boekhouding. Hoe dat werkt, staat in inkoopfacturen automatisch verwerken.

Meer- en minderwerk signaleren

Het systeem leest je klantcommunicatie mee, zoals WhatsApp, mail en projectnotities, en signaleert wat buiten de offerte valt. Het zet een voorstel meerwerk klaar met de oorspronkelijke tekst als onderbouwing. Zie meerwerk registreren en factureren.

Offerte-concept uit je calculatie

Je calculatie wordt een klantvriendelijke offerte in je eigen huisstijl, met de juiste standaardteksten, voorwaarden en planning. De bedragen komen uit je calculatie en niet uit het taalmodel. Waarom dat belangrijk is, staat in offertes maken met AI en rekenregels.

Facturatie op voortgang

Als een projectfase af is, volgens je planning, urenregistratie of een melding uit je bouwapp, staat de termijnfactuur klaar, met het openstaande meerwerk erbij.

Klantcommunicatie bundelen per project

Alle berichten per project in één doorzoekbaar dossier, met een tijdlijn als je die nodig hebt. Bij een discussie over een afspraak vind je terug wie wat wanneer heeft gezegd.

Weekoverzicht voor de ondernemer

Eén bericht per week met openstaande offertes, niet-verstuurde facturen, niet-doorbelast meerwerk en projecten die uit hun budget lopen.

Werkbonnen en uren

Twee vragen die in bijna elk bouwbedrijf terugkomen, staan uitgewerkt in aparte artikelen: hoe je werkbonnen digitaal van de bus naar de factuur krijgt, en hoe je uren uit de appgroep haalt zonder dat er op vrijdag iemand overtikt.

Waarom op een computer bij je op kantoor

Wat monteurs opschrijven over klanten en klussen, wat er in je offertes staat en wat je met leveranciers afspreekt, gaat niet naar een server van een AI-bedrijf. Het systeem staat bij jou, kent je eigen opdrachten en projecten, en kan daardoor herkennen wat er wél en niet was afgesproken. Een standaardpakket weet dat niet.

Hoe je begint

1. Een kosteloos eerste gesprek. We kijken waar je tijd naartoe gaat en welke werkgangen het meeste opleveren.
2. Een voorstel met een vaste prijs. Voor bedrijven tot ongeveer tien mensen is de richtprijs vanaf €395 per maand en eenmalig vanaf €1.950 voor het inrichten, exclusief btw, met drie automatiseringen naar keuze.
3. Binnen vier weken draait het. In de tweede week de eerste twee automatiseringen, in de derde week de derde. Zie hoe we werken.
4. Daarna beheren wij het. Elk kwartaal kijken we samen waar je tijd nu naartoe gaat.

Wil je eerst zelf uitzoeken welke werkgangen zich lenen? Lees waar AI je bedrijf tijd kan besparen, of bekijk de demo met vijf fictieve bedrijven op één lokaal AI-systeem.