Uren uit de appgroep halen: zo hoeft niemand op vrijdag over te tikken

In veel bouw- en installatiebedrijven staan de uren in appgroepen en op briefjes, en tikt iemand ze op vrijdag over. Drie manieren om dat te veranderen, en waar AI het voorwerk kan doen.

In veel bouw- en installatiebedrijven staan de uren in appgroepen, op briefjes en in iemands hoofd. Op vrijdag verzamelt iemand op kantoor ze en tikt ze over in de loonadministratie en de projectadministratie. Dat kost een dagdeel, en wat niet duidelijk is, wordt geschat. Er zijn drie manieren om dat te veranderen: overstappen op een urenapp, een vaste opmaak in de appgroep, of een AI-systeem dat de berichten uitleest en een urenvoorstel klaarzet.

Waarom uren in de appgroep blijven staan

Het is de snelste manier voor de monteur. Een berichtje vanuit de bus, “di 7,5 bij Jansen, wo 4 bij Jansen en 4 werkplaats”, en klaar. Het probleem zit aan de andere kant. Op kantoor moet iemand drie groepen doorlezen, uitzoeken welk project “bij Jansen” is, en navragen wat er ontbreekt.

Daar gaan uren verloren die niet op een project worden geschreven, en dus ook niet worden doorbelast. En als een klant vraagt hoeveel uur er op zijn klus zat, moet je het reconstrueren.

Drie manieren om het te veranderen

1. Een urenapp

Elke monteur vult zijn uren per project in op zijn telefoon. Kantoor ziet het meteen, het project staat erbij, en de export gaat naar de loonadministratie.

Dit is de netste oplossing, als iedereen meedoet. Dat is ook de valkuil: een app die de helft van de ploeg vergeet, betekent dat je naast de app alsnog de appgroep moet doorzoeken.

2. Een vaste opmaak in de appgroep

Spreek een vaste volgorde af: dag, uren, project, eventueel reistijd. Kantoor verwerkt het nog steeds met de hand, maar het zoeken en navragen wordt minder.

Dat kost niets. Het overtikken blijft, en de opmaak sluipt er na een paar weken weer uit.

3. AI die de berichten uitleest

De monteurs blijven doen wat ze gewend zijn. Een AI-systeem leest de berichten in de werkgroepen, maakt per medewerker per dag een urenvoorstel, koppelt het aan het juiste project op basis van de klantnaam of het adres, en markeert wat ontbreekt of afwijkt. Kantoor loopt het voorstel na en keurt het goed.

Omdat het systeem je projecten kent, ziet het ook wanneer iemand uren schrijft op een project dat al is afgesloten, of wanneer er uren zijn zonder project.

Waar de mens beslist

Uren raken de loonadministratie en de factuur, dus de goedkeuring blijft bij kantoor. Het systeem doet het zoek- en overtikwerk. Wat afwijkt, legt het voor met het oorspronkelijke bericht erbij, zodat je ziet waar het vandaan komt.

Afspraken over het meelezen

Berichten van medewerkers verwerken vraagt om duidelijkheid. Laat weten welke groepen worden verwerkt en waarvoor, beperk het tot de groepen die over het werk gaan, en leg het vast in je AI-beleid voor medewerkers. Bij een systeem op kantoor blijven de berichten in je eigen pand.

Hoe dat bij TechSolv gaat

Uren uitlezen uit appgroepen is geen standaard onderdeel van de catalogus. We bouwen het als maatwerk en begroten het voordat we beginnen. Het sluit aan op wat wel in de catalogus staat: meerwerk signaleren in WhatsApp en mail, facturatie op voortgang en het weekoverzicht voor de ondernemer.

Wil je eerst weten hoeveel tijd er in je urenverwerking gaat? Reken het uit met de rekenhulp. Een overzicht van wat AI verder in de administratie van een bouwbedrijf overneemt, staat bij AI voor de administratie in de bouw en installatie. Het eerste gesprek is altijd kosteloos.