Inkoopfacturen automatisch verwerken met AI, zonder cloud

Inkoopfacturen automatisch verwerken betekent dat een systeem de factuur uitleest, koppelt aan project en inkooporder en klaarzet voor goedkeuring. Dat kan volledig op een systeem bij je op kantoor, zonder dat de pdf je pand verlaat.

Inkoopfacturen automatisch verwerken met AI betekent dat een systeem de factuur uit je mailbox of scanmap haalt, de gegevens eruit leest, ze controleert tegen je inkooporder en het project, en de boeking klaarzet voor goedkeuring. Dat kan volledig op een lokaal AI-systeem bij je op kantoor, zodat de pdf met je inkoopprijzen en leveranciersnamen je pand niet verlaat.

Het verschil met de meeste scandiensten zit niet in de herkenning. Dat kunnen ze allemaal redelijk. Het verschil zit in waar de factuur staat terwijl hij wordt verwerkt, en in wat het systeem doet als het ergens niet zeker van is.

Wat gebeurt er precies met een factuur die binnenkomt?

De verwerking is een keten van stappen die je los kunt bekijken en los kunt aanzetten. Bij een aannemer of installateur ziet die keten er zo uit:

1. Ophalen. Het systeem kijkt in een aparte mailbox, bijvoorbeeld facturen@jouwbedrijf.nl, en in de map waar de scanner zijn bestanden neerzet. Facturen die als bijlage bij een gewone mail zitten worden eruit gehaald, de mailtekst zelf wordt bewaard als context.
2. Sorteren. Niet elke bijlage is een factuur. Pakbonnen, aanmaningen, certificaten en reclames worden eerst van elkaar gescheiden. Een aanmaning die als factuur wordt geboekt levert een dubbele betaling op.
3. Uitlezen. Leverancier, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, bedragen, btw-tarieven, IBAN en de regels. Bij een pdf met tekstlaag kan dat direct, bij een gescande pdf moet er eerst tekstherkenning overheen.
4. Herkennen van de leverancier. Op btw-nummer of KvK-nummer, niet op naam. Namen op facturen wisselen, nummers niet.
5. Koppelen. Aan een project, een inkooporder of een kostenplaats.
6. Controleren. Tellen de regels op tot het totaal? Is dit factuurnummer al eerder binnengekomen? Wijkt het IBAN af van wat deze leverancier altijd gebruikt?
7. Klaarzetten. De boeking staat als concept klaar, met de pdf ernaast.
8. Goedkeuren. Een mens kijkt en keurt goed. Daarna pas gaat het naar je boekhoudpakket.

Stap 6 is waar de meeste tijdwinst zit, en het is de stap die bij handmatig boeken meestal wordt overgeslagen omdat hij saai is.

Pdf of e-factuur: waarom het formaat het halve werk bepaalt

Een pdf is gemaakt om te lezen. Een e-factuur is gemaakt om te verwerken: een bestand dat je boekhouding direct kan inlezen, waarin elk gegeven in een eigen veld staat. Daar hoeft niets herkend te worden. Dat scheelt een hele foutenbron.

De meeste groothandels en bouwleveranciers kunnen e-facturen sturen. Het kost één telefoontje naar hun crediteurenadministratie om te vragen of ze het aanzetten voor jouw rekening.

De praktijk blijft gemengd. Je grote leveranciers sturen een e-factuur, de onderaannemer stuurt een pdf die hij in Word heeft gemaakt, en de zzp’er stuurt een foto van een papieren factuur. Een verwerking die alleen e-facturen aankan is daarom niet genoeg. Wat je nodig hebt is een route voor alle drie, waarbij de zwakste route de strengste controle krijgt.

Hoe controleer je een factuur tegen de inkooporder en het project?

De controle is de vergelijking tussen wat je hebt besteld, wat je hebt ontvangen en wat er wordt gefactureerd. In de bouw wringt dat vaak, omdat bestellingen telefonisch gaan en de bon op de bouwplaats blijft liggen.

Als er wel een inkooporder is

Dan vergelijkt het systeem drie dingen: de orderregels, de ontvangstmelding en de factuurregels. Komen aantallen en prijzen overeen binnen een marge die jij instelt, dan is de factuur akkoord. Wijkt er iets af, bijvoorbeeld 48 meter kabelgoot gefactureerd tegen 40 meter besteld, dan gaat de factuur naar degene die de order heeft geplaatst, met het verschil eruit gelicht.

Als er geen inkooporder is

Dan is de projectkoppeling het enige houvast. Het systeem kijkt naar wat er op de factuur staat: een projectnummer, een adres, een werkbonnummer, of alleen de naam van de leverancier. Op basis van eerdere facturen van diezelfde leverancier in dezelfde periode stelt het een project voor, met de reden erbij: “deze leverancier is de afgelopen drie weken vijf keer aan project Kerkstraat 12 gekoppeld”.

Dat voorstel is expliciet een voorstel. Een systeem dat op basis van een patroon zelf boekt, boekt op een dag de steigermaterialen van het ene project op het andere, en dat merk je pas bij de nacalculatie. Daarom staat de reden erbij en zet een mens het vinkje.

Hoe ga je om met btw verlegd in de bouw?

Werk je met onderaannemers, dan staat er op hun factuur geen btw en vermeldt de factuur dat de btw verlegd is. Dat is een gewone situatie in de bouw, maar voor de verwerking is het een uitzondering die je moet inregelen.

Het systeem moet die vermelding herkennen en de factuur als verlegd markeren, zodat een btw-bedrag van nul niet wordt behandeld als “btw vergeten in te vullen”. Twijfelt het, dan zet je zo’n factuur in een aparte rij. Dat zijn precies de facturen waarover je boekhouder anders een vraag krijgt bij de controle.

Hetzelfde geldt voor gemengde facturen, waarbij een deel van de regels gewoon btw draagt en een ander deel verlegd is. Die moet je per regel behandelen, niet per factuur. Een systeem dat alleen het totaalbedrag en één btw-tarief uitleest, loopt hier vast. Wat er fiscaal precies moet gebeuren blijft het terrein van je boekhouder of accountant. Dit artikel is geen fiscaal advies.

Waarom de bijlage de bron blijft

Bij elke geboekte factuur hoort de originele pdf of het originele e-factuurbestand, ongewijzigd en direct te openen vanuit de boeking. Dat is de kern van de controleerbaarheid.

Een taalmodel dat een bedrag uitleest, kan dat bedrag verkeerd lezen. Een 3 wordt een 8, een punt wordt een komma, een bedrag inclusief btw wordt als bedrag exclusief btw in het verkeerde veld gezet. De enige manier om dat te vinden is de uitgelezen waarde naast het origineel leggen. In de demo zie je dat terug bij Van Steen Bouw: de pdf staat naast de velden en de velden zijn aanklikbaar, zodat je ziet waar in het document een bedrag vandaan komt.

Daar komt de bewaarplicht voor je administratie bij: facturen moeten jaren terug te vinden zijn, en je boekhouder kent de termijn die voor jouw werk geldt. Een systeem dat de originelen weggooit zodra de boeking is gemaakt, is geen tijdwinst maar een probleem dat je vooruitschuift. Hoe wij back-ups en herstelproeven inrichten staat bij hoe wij het beheren.

Wat keurt een mens nog goed?

In het begin alles. Dat klinkt als weinig winst, maar het uitlezen en koppelen is al gebeurd. Goedkeuren is dan kijken, vergelijken en klikken. Dat is ander werk dan bedragen overtikken.

Daarna verschuif je de grens op basis van wat je ziet. Een werkbare volgorde:

• Facturen onder een bedrag dat je zelf kiest, van een bekende leverancier, met een bekend IBAN en een sluitende ordermatch, gaan door zonder tussenkomst.
• Alles daarboven, alles van een nieuwe leverancier, en alles met een afwijkend IBAN gaat naar een mens. Een gewijzigd rekeningnummer is de klassieke ingang voor factuurfraude. Laat dat altijd door een mens controleren.
• Alles waarvan het systeem zelf zegt dat het onzeker is, gaat naar een mens. Het systeem moet die onzekerheid dus kunnen uitdrukken, en niet alleen een antwoord geven.

Wat er in het maandbedrag zit en wat automatiseringen los kosten, staat op wat het kost. De facturenverwerking zelf staat in de lijst met automatiseringen.

De drie valkuilen die we in de praktijk tegenkomen

Één mailbox voor alles. Als facturen, offerteaanvragen en klantmail door elkaar binnenkomen, moet het systeem eerst sorteren en gaat er altijd iets mis. Een apart mailadres voor facturen, en dat adres doorgeven aan je leveranciers, is een halve dag werk die de rest makkelijker maakt.

Dubbele aanlevering. Leveranciers die zowel een e-factuur als een pdf sturen, leveren twee keer dezelfde factuur aan. De dubbelcontrole moet daarom op factuurnummer plus leverancier werken, niet op bestandsnaam.

Creditnota’s. Ze zien eruit als facturen, hebben soms hetzelfde nummerformaat en soms een negatief bedrag en soms een positief bedrag met het woord “credit” erboven. Een verwerking die creditnota’s niet apart herkent, boekt ze als kosten. Dat is de fout die je pas bij de jaarafsluiting vindt.

Wil je zien hoe het uitlezen, koppelen en goedkeuren er in één scherm uitziet, vraag dan de demo aan. Daarin staat een fictieve aannemer met echte pdf-facturen als bijlage, en kun je per veld terugzien waar het getal vandaan komt. Wat er daarvoor aan hardware bij je op kantoor moet staan, lees je in wat lokale AI kost en bij private AI als je eigen ICT-afdeling meekijkt.