Meerwerk registreren en factureren: zo voorkom je dat het blijft liggen

Meerwerk blijft liggen omdat het op de bouwplaats ontstaat en op kantoor gefactureerd moet worden. Leg het vast op het moment dat het gevraagd wordt, laat de opdrachtgever meteen akkoord geven en zet het direct als factuurregel klaar.

Meerwerk blijft liggen omdat het ontstaat op de bouwplaats en gefactureerd wordt op kantoor. Je voorkomt dat door het vast te leggen op het moment dat de klant erom vraagt, meteen akkoord te vragen met een bedrag erbij, en de afspraak direct als factuurregel klaar te zetten in plaats van aan het eind van het project te reconstrueren.

Dat klinkt vanzelfsprekend. In de praktijk gaat het op drie plekken mis, en het zijn steeds dezelfde drie.

Waar meerwerk verdwijnt

Een uitvoerder staat op de bouwplaats. De opdrachtgever komt langs en vraagt of die ene wand toch niet beter 20 centimeter kan opschuiven, en of er een extra wandcontactdoos bij kan. De uitvoerder zegt dat dat kan. Het werk wordt gedaan.

Wat er daarna gebeurt, bepaalt of het geld binnenkomt.

Het wordt niet opgeschreven. De uitvoerder onthoudt het, en vertelt het twee weken later aan de werkvoorbereider. Die weet niet meer welke wand, en er zijn inmiddels drie wandcontactdozen bijgekomen op twee projecten.

Het wordt opgeschreven, maar zonder bedrag. Er staat “extra wcd keuken” in een appgroep. Bij het opmaken van de eindfactuur moet iemand uitzoeken wat dat waard was, hoeveel uur het kostte en of er materiaal bij hoorde. Dat uitzoekwerk duurt langer dan de post waard is, dus verdwijnt de post.

Er is geen akkoord. Het is opgeschreven met bedrag, maar de opdrachtgever heeft nooit ja gezegd. Bij de eindafrekening zegt hij dat hij dacht dat het erbij zat. Dan sta je met lege handen. Dan volgt de discussie die de relatie voor de volgende opdracht kost.

De regel in één zin

Je kunt meerwerk alleen doorbelasten als de opdrachtgever wist dat het geld ging kosten, dus leg het vast voordat je begint. “Dat kunnen we wel even doen” is geen melding dat er een rekening achteraan komt. Werk je onder eigen algemene voorwaarden of onder de voorwaarden van je opdrachtgever, kijk dan ook wat daar over meer- en minderwerk staat, want je proces moet daarop aansluiten. Dit is geen juridisch advies; voor een concreet geschil hoort je jurist ernaar te kijken.

Van ruwe notitie naar factuurregel

De enige plek waar meerwerk betrouwbaar wordt vastgelegd, is de bouwplaats zelf, op het moment dat het gevraagd wordt. Alles wat je daarna vraagt, vraagt reconstructie.

Praktisch betekent dat: de uitvoerder pakt zijn telefoon, spreekt of typt twee zinnen in en maakt een foto. Meer niet. De rest is administratie die op kantoor kan gebeuren.

Stap 1: de ruwe notitie

“klant wil wand keuken 20 cm naar links, extra wcd rechts naast de deur, kost ons denk ik een halve dag plus materiaal”

Dat is genoeg. Het is slordig, het is spreektaal, en het staat vast op een moment en een project. Wat ontbreekt, is een prijs en een omschrijving die je aan een klant kunt sturen.

Stap 2: het systeem maakt er een voorstel van

Een lokaal AI-systeem leest die notitie, ziet aan welk project hij hangt en maakt er een concept van:

Meerwerk, project Kerkstraat 12 Verplaatsen scheidingswand keuken 20 cm in westelijke richting, inclusief aanpassen elektra en herstel wand- en plafondaansluiting. Aanbrengen extra wandcontactdoos rechts naast de keukendeur, inclusief bedrading vanaf bestaande groep. Arbeid: 4 uur. Materiaal: volgens opgave. Prijs volgens de tarieven in de opdracht.

Het model schrijft hier taal, geen getallen. De uurtarieven en materiaalprijzen komen uit je eigen administratie via een vaste route, niet uit het taalmodel. Waarom dat onderscheid belangrijk is, staat in waarom een taalmodel niet mag rekenen.

De oorspronkelijke notitie en de foto blijven aan het voorstel hangen. Dat is de onderbouwing waar je bij een discussie op terugvalt, en ook de manier om te controleren of het model de notitie goed heeft begrepen.

Stap 3: iemand op kantoor kijkt en zet de prijs vast

De werkvoorbereider of de ondernemer bekijkt het voorstel, past de uren aan, zet het materiaal erbij en keurt het goed. Dat is een handeling van een minuut, omdat het denkwerk al gedaan is.

Stap 4: akkoord van de opdrachtgever

Het goedgekeurde voorstel gaat naar de opdrachtgever, met bedrag en met wat het voor de planning betekent. Digitaal akkoord, een reply met “akkoord” of een handtekening op de bon: alle drie werken, zolang je het bewaart bij het project.

Dit is de stap die in de praktijk het vaakst wordt overgeslagen omdat het werk al gedaan is. Draai de volgorde om: het akkoord komt voor de uitvoering. Dat is precies wat de wet van je vraagt, en het is ook het gesprek dat je liever nu voert dan bij de eindafrekening.

Stap 5: de factuurregel staat klaar

Zodra er akkoord is, staat de regel klaar bij het project, met status “nog niet gefactureerd”. Bij de eerstvolgende termijnfactuur gaat hij mee. Je hoeft niets te reconstrueren, want alles ligt al vast.

Vergeet minderwerk niet

Minderwerk registreren voelt tegennatuurlijk, want het kost je omzet. Toch hoort het in hetzelfde proces, om twee redenen.

Het eerste is vertrouwen. Een opdrachtgever die op de eindafrekening ziet dat het niet-geplaatste dakraam er netjes af is gehaald, gaat anders om met de meerwerkposten die er wel op staan. Het tweede is dat minderwerk zonder registratie later alsnog opduikt als klacht, meestal op het moment dat de eindfactuur betaald moet worden.

Zet minderwerk dus op dezelfde regelkaart, met dezelfde akkoordstap.

Wat je kunt meten om te weten of het werkt

Je hoeft dit niet op gevoel te volgen. Drie getallen uit je eigen administratie zeggen genoeg, en ze komen allemaal uit gegevens die je al hebt:

• Het openstaande bedrag aan geaccordeerd meerwerk dat nog niet gefactureerd is. Loopt dat op, dan is je facturatie de vertraging, niet je registratie.
• Het aantal meerwerkposten per project. Een project met nul posten is verdacht. Het gebeurt zelden dat er bij een verbouwing niets verandert.
• De tijd tussen registratie en akkoord. Loopt die op tot weken, dan ben je aan het uitvoeren voordat er ja is gezegd.

Een wekelijks overzicht met die drie regels is genoeg. In ons startpakket zit dat als vast bericht op maandagochtend, samen met openstaande offertes en niet-verstuurde facturen. Wat daar nog meer in zit, staat op de lijst met automatiseringen.

Waarom dit op een systeem in je eigen pand hoort

Meerwerkmeldingen bevatten projectadressen, klantnamen, uurtarieven en marges. Dat zijn de gegevens waarmee een concurrent zou willen weten hoe je calculeert. Bij een lokaal AI-systeem worden die notities verwerkt op een computer in je eigen pand, en gaan ze niet naar een dienst die je niet kent. Het verschil met een publieke AI-dienst staat uitgelegd op private AI versus publieke AI.

Wil je zien hoe een ruwe notitie via een concept en een goedkeuring een factuurregel wordt, dan kun je de demo aanvragen. Daarin staat een fictieve aannemer waarbij je elke stap kunt aanklikken, inclusief de oorspronkelijke notitie onder het nette concept. Begin ondertussen met het simpelste dat vandaag al werkt: spreek met je uitvoerders af dat elke wijziging op de bouwplaats binnen een uur wordt vastgelegd, met een foto erbij. Dat alleen al haalt de meeste posten binnen.