Offertes sneller maken met AI: vaste rekenregels plus een taalmodel

Een offerte maken met AI werkt als je het werk splitst: vaste rekenregels bepalen de prijs en de btw, het taalmodel schrijft alleen de begeleidende tekst. Zo houd je snelheid zonder dat er bedragen uit een model komen rollen.

Een offerte maken met AI werkt alleen als je het werk splitst. Vaste rekenregels bepalen de aantallen, de prijs en het btw-tarief; het taalmodel leest de aanvraag uit en schrijft de begeleidende tekst. Elk bedrag in de offerte komt dan uit je eigen calculatie en niet uit een model dat woorden voorspelt.

Die splitsing is geen voorzichtigheid. Het is de enige manier waarop dit betrouwbaar genoeg is om een klant te sturen.

Wat een taalmodel wel en niet moet doen bij een offerte

Wel: een aanvraagmail lezen en de gegevens eruit halen. Een rommelige beschrijving omzetten naar een nette omschrijving van de werkzaamheden. De begeleidende brief schrijven in jouw toon. Een opvolgbericht voorstellen dat past bij wat er al besproken is.

Niet: rekenen. Een aantal schatten. Een marge bepalen. Een btw-tarief kiezen. Een levertijd toezeggen.

Alles in de eerste lijst gaat over taal. Daar is een taalmodel goed in. Alles in de tweede lijst gaat over getallen en regels. Daar hoort een vaste berekening. Waarom dat onderscheid zo hard is, staat uitgewerkt in waarom een taalmodel niet mag rekenen.

Hoe gaat een aanvraag van mail naar offerte?

Neem een verkooporganisatie die zonnestroominstallaties verkoopt. Er komt een mail binnen:

“Hoi, wij wonen in een rijtjeswoning uit 1998 in Goes, plat dak op de uitbouw en een schuin dak op het zuidwesten. We verbruiken zo’n 4.200 kWh per jaar. Kunnen jullie een offerte maken? We hebben al een omvormer van een eerdere installatie van 6 panelen.”

Dat is een normale aanvraag: nuttige informatie, gemengd met details die pas later uitmaken.

1. Het model vult een intakeformulier

Niet een vrij tekstveld, maar de velden die jouw calculatie nodig heeft: postcode, woningtype, bouwjaar, dakvorm en oriëntatie, jaarverbruik, bestaande installatie ja of nee, gewenste startdatum.

Wat in de mail staat, wordt ingevuld. Wat er niet staat, blijft leeg. Dakhelling, het type dakbedekking en de beschikbare meterkastruimte staan hier niet in en blijven dus open.

Dat leeglaten is het belangrijkste kenmerk van een goede intake. Een model dat “waarschijnlijk 35 graden” invult omdat dat gebruikelijk is bij woningen uit die periode, maakt een offerte die er compleet uitziet en het niet is.

2. De openstaande velden worden vragen

De ontbrekende velden worden een korte mail terug aan de klant, of een aantekening voor de adviseur die belt. Drie vragen, niet vijftien. Het systeem weet welke velden de calculatie blokkeren en welke pas bij de schouw nodig zijn, want dat heb je ingesteld.

3. De rekenregels doen de berekening

Nu pas komt er een prijs, en die komt uit je eigen regels: aantal panelen op basis van verbruik en beschikbaar dakvlak, keuze van de omvormer, montagemateriaal per dakvorm, arbeidsuren per paneel en per dakvorm, toeslag voor een tweede dakvlak, materiaalprijzen uit je actuele inkooplijst, en je marge.

Die regels staan in je calculatiepakket, in een spreadsheet of in het systeem zelf. Waar ze staan maakt minder uit dan dat ze op één plek staan en dat je ze kunt nalezen. Verander je een inkoopprijs, dan verandert elke offerte die daarna gemaakt wordt, en niet alleen de offertes van de collega die het nieuws had gehoord.

4. Het btw-tarief komt uit een regel, niet uit een inschatting

Welk btw-tarief op een offerte hoort, hangt af van het soort werk en het soort pand. Dat is precies het soort vraag waarop een taalmodel een plausibel en fout antwoord geeft: het klinkt zeker, en je ziet er niets aan als het mis is.

Zet het juiste tarief daarom vast in een regel in je eigen systeem, met de controlevragen die jouw situaties uit elkaar houden: gaat het om een woning of om iets anders, gaat het om arbeid of om materiaal, is de opdrachtgever een particulier of een aannemer. Het antwoord volgt dan uit de regel, en welke regel is toegepast hoort zichtbaar te zijn bij de offerte. Welke tarieven en voorwaarden voor jouw werk gelden, bepaalt je boekhouder of accountant; wat dit artikel zegt is alleen dat het model die keuze niet maakt.

5. Het model schrijft de begeleidende tekst

Met de berekening af, schrijft het model de brief: wat je hebt begrepen van de situatie, wat je voorstelt en waarom, wat er niet bij zit, en wat de volgende stap is. De bedragen worden daarin ingevoegd als vaste waarden uit de berekening, niet overgetypt door het model.

Dit is ook de plek waar je toon terechtkomt. Een offerte van een installateur die bij particulieren over de vloer komt, leest anders dan een offerte aan een woningcorporatie. Het model leert die toon uit je eigen verstuurde offertes, niet uit een algemene sjabloontekst.

6. Jij of een collega keurt goed

De adviseur ziet de offerte en de berekening naast elkaar, past aan wat hij wil aanpassen en verstuurt. Dat is het moment waarop iemand beslist of je deze klus wel wilt hebben, tegen deze prijs, in deze week. Dat is geen rekensom.

Waar het in de praktijk misgaat

De rekenregels zijn nooit opgeschreven. Bij veel bedrijven zitten ze in het hoofd van één calculator. Dan is dit project geen automatisering maar eerst een inventarisatie, en dat is goed besteed werk: ook zonder AI is het riskant dat één persoon de prijsopbouw kent.

De prijslijst is verouderd. Een offertegenerator die met de inkoopprijzen van vorig jaar rekent, maakt sneller offertes met een te lage marge. De koppeling met je actuele inkoopprijzen is het fundament, niet een extraatje voor later.

Alles moet in één keer goed. Begin met het soort aanvraag dat het vaakst binnenkomt en dat het meest op elkaar lijkt. Bij een installateur is dat meestal één standaardsituatie die de helft van de aanvragen dekt. De uitzonderingen blijven handwerk.

Wat opvolgsignalen doen met je scoringspercentage

Een offerte die na tien dagen nog open staat, is geen nee. Vaak is het een klant die drie offertes heeft aangevraagd en nog wacht op de derde. Wie dan belt, staat er anders voor dan wie na zes weken een standaardmail stuurt.

Een pijplijn die zelf signaleert, houdt per offerte bij hoe lang hij open staat, wanneer er voor het laatst contact was en wanneer de geldigheidsduur afloopt. Op de momenten die jij hebt ingesteld staat er een opvolgbericht klaar, met de inhoud van het eerdere contact erin verwerkt: welke variant je hebt aangeboden, welke vraag de klant nog had.

Drie soorten signalen zijn genoeg om mee te beginnen:

• Stilte na verzending. Geen reactie binnen het aantal dagen dat jij normaal vindt.
• Geldigheidsdatum in zicht. Een offerte met een prijs die afloopt, is een natuurlijke aanleiding voor een telefoontje. Zeker bij materiaalprijzen die bewegen.
• Reactie zonder vervolg. De klant heeft gereageerd met een vraag, die is beantwoord, en daarna is het stil geworden. Dit is de categorie die het vaakst verdwijnt en die het dichtst bij een opdracht staat.

Het systeem stelt voor, jij verstuurt. Dat is bij opvolging belangrijker dan bij de offerte zelf, omdat een verkeerd getimed automatisch berichtje een warme klant koud maakt.

Wat dit vraagt aan techniek

De rekenregels draaien gewoon op je eigen systeem. Het taalmodel dat de intake doet en de tekst schrijft, draait bij ons op een lokaal AI-systeem in je eigen pand, omdat aanvraagmails adressen, verbruiksgegevens en soms financiële situaties bevatten, en omdat je prijsopbouw en marges niet naar een externe dienst hoeven. Wat dat kost, staat op wat het kost; de offertestappen zelf staan in de lijst met automatiseringen. Voor kleinere bedrijven is de route voor zzp en kleine bedrijven het startpunt.

In onze demo staat dit als fictieve verkooporganisatie: aanvraagmail, intake, berekening en begeleidende tekst, met per stap zichtbaar waar een getal vandaan komt. Wil je zelf alvast een stap zetten, pak dan je laatste twintig verstuurde offertes en kijk hoeveel ervan uit dezelfde standaardsituatie komen. Dat getal bepaalt of dit bij jou iets oplevert.