Wat kost lokale AI voor een mkb-bedrijf? Hardware, inrichting en beheer uitgelegd

Bij TechSolv betaal je voor een klein bedrijf een richtprijs van €395 per maand plus eenmalig vanaf €1.950, exclusief btw. Wat er in dat bedrag zit, en uit welke posten de kosten van lokale AI verder bestaan.

Lokale AI kost bij TechSolv voor een klein bedrijf een richtprijs van €395 per maand plus eenmalig vanaf €1.950 voor het inrichten, exclusief btw, met de apparatuur in bruikleen en drie automatiseringen inbegrepen. Voor bedrijven van tien tot vijftig medewerkers en voor organisaties met eigen ICT staat de prijs in het voorstel, omdat die afhangt van hoeveel systemen er gekoppeld moeten worden en hoeveel werk daarin zit.

Dat is het antwoord voor één manier om het te regelen. Hieronder staat waar dat bedrag uit bestaat, wat je kwijt bent als je het zelf bouwt, en welke posten in de begroting het vaakst ontbreken.

Waar bestaat de prijs van lokale AI uit?

Elke rekening voor een lokaal AI-systeem valt uiteen in vier posten: apparatuur, inrichting, automatiseringen en beheer. Bij een abonnement lopen ze door elkaar in één maandbedrag, bij zelfbouw betaal je ze los.

Apparatuur

De machine die bij je op kantoor komt te staan. Het geheugen op de grafische kaart bepaalt welk model erop past en hoeveel mensen tegelijk kunnen werken; dat is de post waar het meeste geld in gaat zitten. Daarnaast heb je snelle opslag nodig voor de modelbestanden en je documenten, een plek voor de back-up buiten het pand, en een noodstroomvoorziening zodat een stroomdip je index niet beschadigt. Welke maat je nodig hebt staat in welke hardware je nodig hebt voor lokale AI.

Het systeem staat dag en nacht aan en verbruikt dus stroom. Hoeveel, hangt af van de grafische kaart en van hoe vaak er gewerkt wordt: in rust ligt het verbruik een flink stuk lager dan onder belasting. Het is een echte post, maar zelden de post die de keuze bepaalt.

Inrichting

Het eenmalige werk voordat er iemand mee werkt. Daar zit het installeren in, het kiezen en testen van het taalmodel, het inregelen van rechten per rol, de koppeling met je boekhoud-, calculatie- of urenpakket, en het afstellen van de eerste automatiseringen met echte voorbeelden uit je eigen administratie. Dat laatste is het deel dat mensen onderschatten: een factuurverwerking die op tien voorbeelden werkt, is nog geen factuurverwerking die op tweehonderd voorbeelden werkt.

Automatiseringen

Eén automatisering is één werkgang van begin tot eind. Inkoopfacturen uit de mail uitlezen en klaarzetten ter goedkeuring is er één. Meerwerk van de bouwplaats naar een factuuromschrijving brengen is er één. In het pakket Start zitten er drie, in Groei acht, bij Private AI gaat het om maatwerk. Welke werkgangen zich daarvoor lenen, zie je het snelst door een week mee te kijken met je eigen administratie.

Beheer

Het doorlopende deel: bewaking, updates, back-up met herstelproef, en het opnieuw kunnen opbouwen van de hele omgeving, vaak binnen twee werkdagen, omdat alles als code vastligt. Bij TechSolv hoort daar ook nieuwe apparatuur elke drie jaar bij, of eerder als je meer nodig hebt, en is het geheel ingericht conform de uitgangspunten van ISO 27001. Wat daar precies onder valt staat op hoe wij het beheren.

Wat kost lokale AI bij TechSolv?

Bedragen zijn exclusief btw. Bij Groei en Private AI staat geen bedrag omdat het werk daar zit in het ontsluiten van gegevens uit systemen die nu los van elkaar staan, en dat verschilt per bedrijf te veel voor een richtprijs. De volledige opzet staat op wat het kost; voor de kleinste maat staat de uitwerking op zzp en kleine bedrijven.

Wat kost het als je het zelf bouwt?

Zelf bouwen kan, en voor een bedrijf met een eigen systeembeheerder is het een reële optie. De software voor het draaien van modellen is grotendeels vrij te gebruiken, dus je betaalt vooral in apparatuur en in uren. Marktprijzen noemen we hier niet, want die veranderen per kwartaal en per leverancier. Wel de posten die je in je begroting moet zetten:

1. De machine zelf, met genoeg geheugen op de grafische kaart voor het model dat je wilt draaien, plus opslag voor modelbestanden en documenten.
2. Randapparatuur: noodstroom, een tweede opslaglocatie voor de back-up, en netwerkruimte in de meterkast of serverkast waar het ding koel en stofvrij staat.
3. Bouwuren: installeren, modellen testen, rechten inregelen, koppelen aan je pakketten. Reken op meer uren voor de koppelingen dan voor de AI zelf.
4. Uren voor het afstellen: voorbeelden verzamelen, resultaten nakijken, bijsturen tot de uitkomst goed genoeg is om iemand ermee te laten werken.
5. Doorlopend beheer: updates van model en software, bewaking, back-ups controleren, en het herstel een keer echt oefenen in plaats van aannemen dat het werkt.
6. Vervanging: apparatuur die je koopt, is na een paar jaar aan vernieuwing toe. Dat is een nieuwe investering, geen kostenpost die vanzelf meeloopt.
7. De persoon die het weet: als er één iemand is die begrijpt hoe het in elkaar zit, is vakantie of vertrek een risico. Documentatie kost ook uren.

De valkuil bij zelfbouw zit zelden in de aanschaf. Die zit in post 4 tot en met 7, die niemand vooraf begroot omdat ze pas opspelen als het draait.

Wat is het verschil met AI uit de cloud?

Het verschil zit in de vorm van de rekening. Cloudtoepassingen rekenen meestal per gebruiker per maand of per verwerkte hoeveelheid tekst: gebruik je het meer, dan betaal je meer. Een lokaal systeem heeft een vast maandbedrag en in plaats daarvan een plafond: op een gegeven moment is het geheugen vol of staat er een rij wachtenden, en dan is uitbreiding een investering.

Dat maakt de afweging vrij nuchter. Gebruikt één iemand af en toe een chatvenster, dan is de cloud goedkoper en simpeler. Loopt er elke dag een vaste stroom facturen, mails, bonnen en offertes door je bedrijf, dan gaat een vast bedrag rekenen tegen een rekening die met het gebruik meegroeit. Daar komt de reden bij die voor veel bedrijven zwaarder weegt dan geld: bij een lokaal systeem blijft de data in het pand. Dat verschil staat uitgewerkt op private AI tegenover publieke AI.

Wanneer is lokale AI te duur voor jouw bedrijf?

Als je geen proces hebt dat je ermee wilt automatiseren. Een systeem dat op kantoor staat om vragen te beantwoorden en verder niets doet, is een zwaar antwoord op een lichte vraag. De rekensom wordt pas interessant zodra er werk is dat elke week terugkomt, in een vast formaat, met een vast besluit erachter: inkoopfacturen die geboekt moeten worden, meerwerkbonnen die vertaald moeten worden naar factuurregels, aanvraagmails die een offerte moeten worden.

Een tweede reden om te wachten: als je gegevens nergens vindbaar staan. Een AI die je contracten moet raadplegen terwijl die verspreid staan over drie mappen en een postvak, levert ruis. Dan is opruimen de eerste investering, niet de hardware.

Welke kosten worden het vaakst vergeten?

Vier posten die in bijna elke eerste begroting ontbreken:

• Data op orde brengen. Een kennisbank die de AI mag gebruiken, moet eerst goedgekeurd zijn. Iemand moet die teksten doorlezen.
• Koppelingen met pakketten die geen open koppeling hebben. Dan werk je met exports, vaste mappen of een tussenbestand. Dat is te doen, maar het kost bouwuren en het moet onderhouden worden.
• Goedkeuringstijd. Elk concept dat een mens moet goedkeuren, kost die mens tijd. Minder tijd dan zelf typen, maar niet nul. Reken ermee in je verwachting.
• Uitstappen. Wat gebeurt er met je data en je automatiseringen als je stopt? Bij TechSolv krijg je je data in gangbare formaten mee en gaan de automatiseringen met documentatie mee. Vraag dat bij elke leverancier na, en leg het antwoord vast.

Wat je nu kunt doen

Tel een week lang wat er echt langskomt: hoeveel inkoopfacturen, hoeveel meerwerkbonnen, hoeveel aanvraagmails, en hoeveel minuten er per stuk in gaan zitten. Met die telling kun je elke offerte beoordelen, ook die van ons. Wil je eerst zien hoe zo’n werkgang er in de praktijk uitziet, vraag dan de demo aan: vijf fictieve bedrijven op één lokaal AI-systeem, waarin je per stap ziet wat er gebeurt en hoe lang het duurt.